Certification Qualiopi, à quoi ça sert ?

Avr 20, 2024
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Certification Qualiopi - Dis FORMAPI c'est quoi la certification Qualiopi ?

Qualiopi est une certification qui atteste de la qualité du dispositif développé par un organisme de formation. Elle repose sur un référentiel national qualité, mentionné dans le Code du travail (article Q L. 6316-3). 

Qualiopi concerne l’ensemble des Organismes Prestataires d’Actions qui concourent au développement des Compétences (OPAC), ce qui couvre les champs suivants : formation professionnelle, VAE, bilan de compétences et apprentissage.

La loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a modifié le paysage de la formation professionnelle. Créée par le ministère du Travail, la certification Qualiopi s’adresse à tous les acteurs de la formation en France : 

  • les centres de bilan de compétences ;
  • les organismes de formation ;
  • les centre de formation d’apprentis ;
  • les prestataires de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE).

L’importance de la qualité dans la formation

Depuis 2014, les organismes de formations (OF) ont l’obligation d’engager une démarche qualité qui obéit à des normes et référentiels stricts. On peut retrouver dans ces référentiels les conditions dans lesquelles doivent être mis en place les processus d’amélioration continue, les conditions d’information et de communication auprès d’un public large, le maintien des compétences des collaborateurs, ou encore la veille mise en place. Aujourd’hui, la certification Qualiopi est devenue le référentiel national qualité unique.

Les critères du référentiel national qualité

Dans le cadre de la certification Qualiopi, le mot critère désigne un certain nombre de règles qui permettent à un organisme de certification de statuer le processus d’un prestataire concourant au développement des compétences. Le référentiel est composé de 7 critères et de 32 indicateurs. Ces critères sont classés par thématique.

Critère 1 : conditions d’information du public

Le premier critère du référentiel aborde la thématique des conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus. L’objectif de ce critère est de mettre à disposition du public visé toutes les informations de la prestation proposée (la durée, l’objectif, prérequis, modalité d’évaluation, diffusion des indicateurs de résultats, les chiffres d’obtention de la certification pour les certifications professionnelles, etc.) L’ensemble de ces actions doivent être vérifiables.

Critère 2 : identification des objectifs

Ce critère aborde la thématique de l’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations. Dans ce critère, il est question d’analyser le besoin du(de la) bénéficiaire de la prestation. De la mise en place des objectifs identifiables et évaluables.

Critère 3 : Adaptation aux publics bénéficiaires

Pour le 3e critère, c’est la thématique de l’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre qui est abordée. Il est demandé aux organismes une adaptabilité dans les modalités d’accueil et dans la prestation. L’Organisme de Formation prend en compte la spécificité de chaque bénéficiaire.

Critère 4 : Adéquation des moyens pédagogiques

Le 4e critère aborde l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre. Ce critère permet de démontrer la cohérence entre la prestation proposée, les moyens mise en œuvre, les ressources misent à disposition par les organismes de formation à disposition des bénéficiaires. Ces ressources doivent être actualisées (à jour) et permettent aux bénéficiaires de les approprier dans des bonnes conditions.

Critère 5 : Qualification des personnels

Pour ce critère, c’est l’appréciation du niveau de qualification, le développement des connaissances et les compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations. Il est de la responsabilité des organismes de mettre en place des intervenant(e)s qualifié(e)s pour dispenser les prestations proposées.

Critère 6 : Inscription et investissement du prestataire

Le critère 6 du référentiel a pour thématique l’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel. Ce critère concerne en majorité l’accueil, l’accompagnement des publics en situation de handicap.

Critère 7 : Recueil et prise en compte des appréciations

Le dernier critère du référentiel est le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées. Il est question dans ce critère de la mise en place d’un système de collecte d’appréciations, de la mise en place de modalité de traitement de réclamations, des aléas. Il est également demandé dans ce critère de démontrer la mise en place d’une démarche d’amélioration continue.

Le rôle des organismes certificateurs

L’organisme certificateur est la structure par laquelle passer pour obtenir la certification Qualiopi. Ces organismes tiers, communément désignés « certificateurs », peuvent être choisis librement par les prestataires.

Le(a) certificateur(rice) Qualiopi a pour mission de mettre en œuvre un processus de vérification et de contrôle de l’organisation des prestataires selon le référentiel Qualiopi. Ce processus répond lui aussi aux 4 phases d’analyse, d’audit, de décision et notification.

  • L’analyse et la contractualisation : Le(a) certificateur(rice) apprécie la recevabilité de la demande de certification et propose un contrat au prestataire. Ce contrat présente les engagements des deux parties et précise la durée de l’audit. Quel que soit le choix de l’organisme certificateur Qualiopi par le prestataire, la durée de l’audit Qualiopi sera la même car cette dernière est déterminée selon des critères établis par le(a) législateur(rice). En effet, la durée se calcule en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité du prestataire, du nombre de sites concernés et du nombre de catégories d’actions pour lesquelles il souhaite obtenir la certification. L’organisme certificateur Qualiopi propose dans un délai maximal de 30 jours calendaires, après réception du contrat conclu avec l’organisme candidat, une date de réalisation de l’audit initial Qualiopi en tenant compte de la période de réalisation de l’audit souhaitée par le prestataire.
  • Évaluation, décision et notification : L’organisme certificateur choisit un(e) auditeur(rice) Qualiopi qui aura la charge d’établir le plan d’audit et de réaliser ce dernier. Les conclusions d’audit sont transmises après traitement des non-conformités (majeures ou mineures) sous la forme d’un rapport au comité de certification. Le comité de certification réalise la revue du dossier de certification afin de pouvoir donner un avis favorable ou défavorable sur le dossier de certification, en cas d’avis favorable le certificat Qualiopi est édité.

Comment demander la certification qualiopi ?

Pour obtenir une certification Qualiopi, il faut s’adresser à l’un des certificateurs agréés : Bureau Véritas, ISQ, PRONEO CERTIFICATION, AFNOR Certification, ICPF… Pour plus d’informations, rendez-vous sur le site du Ministère du Travail. La liste des certificateurs est mise à disposition.

Comment obtenir la certification qualiopi ?

La certification Qualiopi est délivrée par deux types de structures : les organismes certificateurs ou les instances de labellisation. 

Pour ce qui est des organismes certificateurs, ils sont accrédités par le COFRAC. Cette association des pouvoirs publics atteste des compétences et de l’impartialité des instances de contrôle au niveau national. Les organismes certificateurs validés par le COFRAC sont à retrouver sur le site du ministère du Travail. 

Des instances de labellisation sont aussi aptes à délivrer la certification Qualiopi. À condition qu’elles respectent, elles-mêmes, le référentiel national qualité. La liste de ces structures est disponible sur le site de France Compétences. Elles sont au nombre de 7, et offrent une labellisation et des catégories d’actions spécifiques auxquelles il faut être vigilant. On peut y retrouver le ministère de l’Éducation nationale et de la jeunesse, la région Occitanie, le ministère de l’Intérieur, France Education International, etc. 

Le processus d’audit pour la certification

La certification est une démarche qualité et d’amélioration continue basée sur la réalisation de :

  • Un audit initial sur site où QUALITIA Certification contrôlera la mise en place et l’application du Référentiel National Qualité.
  • Un audit de surveillance à réaliser entre le 14e et 22e mois suivant la date d’obtention de la certification.

L’audit de surveillance est par défaut réalisé à distance sauf dans les cas suivants :

  • Audit initial réalisé à distance
  • Signalements conformes aux règles de réclamations définies par l’organisme certificateur (réclamations clients)
  • Résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent
  • Pour les organismes multi-site : échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l’initiative de QUALITIA Certification

Le processus de certification Qualiopi  repose sur des cycles de 3 années. Quatre mois avant la fin de validité du certificat, il faudra programmer un audit de renouvellement afin de maintenir la certification. Cet audit de renouvellement sera suivi d’un audit de surveillance. Ce nouveau cycle sera formalisé par un nouveau contrat et un nouveau certificat sera délivré à l’issue de la décision positive de renouvellement de certification.

Les coûts et les délais de la certification qualiopi

Les audits compris dans la certification au RNQ représentent des coûts spécifiques qui dépendent de plusieurs facteurs, notamment le statut du centre de formation, le chiffre d’affaires de l’organisme de formation et les différents sites de l’OF. Le nombre de jours d’audit peut donc varier en fonction de ces caractéristiques. 

À l’aide de ces différentes informations, l’organisme certificateur peut calculer le nombre de jours d’audit ainsi que les potentiels jours d’audit supplémentaires, en fonction du nombre total des sites de l’organisme de formation. 

Les tarifs vont ensuite dépendre de l’organisme certificateur en question : comptez entre 900 et 1600 euros HT par jour pour la certification.

L’audit de surveillance est généralement inclus dans les prestations et tarifs lors de l’obtention de la certification Qualiopi car il est obligatoire et intervient dès le 14e mois suivant l’audit initial. Son coût est moins élevé que celui de l’audit initial, il faut compter en moyenne 1000 euros HT.

Une fois l’audit terminé et le rapport d’audit accepté, l’organisme certificateur attribuera la certification Qualiopi. Ce délai dépend de l’organisme certificateur, mais il est généralement de quelques jours à quelques semaines. C’est donc un nouveau délai de 2 semaines qu’il faut ajouter.

Obtenir sa certification Qualiopi peut être plus ou moins rapide. Cela dépend de divers facteurs, notamment la préparation initiale, la création et la mise en place des documents et des outils, la préparation pour l’audit (et les éventuelles non-conformités) et le délai de proposition d’une date de l’organisme certificateur.

Pour un organisme de formation qui serait déjà déclaré et qui aurait le minimum de documents, si les différentes étapes sont réalisées en parallèle, il faut compter au minimum 10-12 semaines entre le début de préparation et la réception du certificat.

L’accompagnement vers la certification qualiopi

Pour se préparer à l’audit initial de la certification au RNQ, il n’est pas obligatoire de se faire accompagner, de nombreux organismes ont fait le choix de se préparer tout seuls en suivant le guide du référentiel à la lettre.

Néanmoins, la démarche demandant un investissement important en termes de temps, faire appel à un consultant externe peut aider à accélérer le processus et gagner en sérénité. Cela a aussi l’avantage de plus facilement savoir vers où aller, car il n’est pas toujours facile de prendre du recul sur ces processus. Un accompagnement peut révéler tous les écarts potentiels et conseiller sur la façon de les lever afin de ne pas avoir de mauvaises surprises le jour de l’audit.

Enfin, l’accompagnement à la certification Qualiopi permet aux organismes de formation de gagner du temps et de l’efficacité dans leur démarche de certification, en évitant les risques d’échec et en se concentrant sur les aspects les plus critiques de leur activité de formation.

Est-ce que qualiopi est reconnu par l’état ?

La marque Qualiopi, déposé à l’INPI en 2019, est la propriété de l’État. Il n’est donc pas possible de l’associer à un nom de domaine ou à une action de formation. Les prestataires certifiés Qualiopi possèdent un droit d’usage de la marque.

Quel intérêt d’avoir la certification qualiopi ?

Obtenir la certification Qualiopi est désormais incontournable pour les organismes de formation car celle-ci est obligatoire depuis le le 1er janvier 2022 pour recevoir des fonds publics (État, région, Pôle Emploi…) et/ou mutualisés (Agefiph par exemple).

Les fonds publics ou mutualisés proviennent des acteurs suivants :

  • la Caisse des Dépôts et Consignations ;
  • l’État ;
  • les régions ;
  • les OPCO (Opérateurs de compétences) ;
  • Pôle Emploi ;
  • l’Agefiph.

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