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Organisme, centre ou site de formation : quelles différences ?

Découvrez les nuances entre un organisme, un centre et un site de formation. Ces entités jouent un rôle clé dans la formation professionnelle continue, offrant des opportunités d’apprentissage et de développement des compétences. Elles peuvent proposer des formations à distance, certifiées par Qualiopi, ou en présentiel. Leur statut juridique peut varier, tout comme leur numéro de déclaration d’activité. Il est crucial de comprendre ces différences pour choisir la bonne option de formation adaptée à vos besoins.

Qu’est-ce qu’un organisme de formation ?

Lorsque vous suivez une formation, vous le faites forcément auprès d’une organisation compétente et légitime. Vous devez choisir une organisation enregistrée comme organisme de formation par la Direccte (Direction régionale des entreprises de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi). Grâce à cette institution, l’organisation devient un organisme de formation agréé pour la formation professionnelle.

Pour que la formation proposée soit légitime et reconnue, il faut que le programme de formation soit validé par un OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé). Cet organisme se charge de gérer le financement des plans de formations professionnelles en entreprise. Toutes les entreprises sont chargées d’assurer la formation de leurs employés. En évaluant le contenu de la formation selon des critères précis, les organismes de formation garantissent une qualité de formation.

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Comprendre le rôle d'un organisme de formation

Un organisme de formation se caractérise par son rôle d’enseignement et de transmission de compétences. Il est le pivot central de l’apprentissage, assurant la liaison entre les apprenants, les employeurs, et même les régions ou l’État.

  • Il délivre des formations théoriques, qui sont ensuite mises en application sur le lieu de travail.
  • Il peut collaborer avec les entreprises pour former leurs employés et améliorer leurs compétences.

 

Cet organisme est souvent la première étape pour toute personne cherchant à acquérir de nouvelles compétences ou à se réorienter professionnellement. Il est donc essentiel de comprendre son rôle et ses missions pour optimiser son parcours de formation.

Comment devenir un organisme de formation agréé ?

Devenir un organisme de formation agréé implique plusieurs étapes cruciales. Premièrement, il faut obtenir un numéro d’enregistrement auprès de la Direccte. Ensuite, l’organisme doit être qualifié sur DATADOCK, une plateforme commune qui évalue les organismes de formation selon des critères qualitatifs.

  • Un dossier complet doit être soumis pour avoir un agrément.
  • L’activité de l’organisme doit également être déclarée auprès de l’URSSAF pour officialiser le centre de formation.
  • Pour être accrédité par le CPF, l’organisme doit être répertorié au RNCP.

 

Il est nécessaire de choisir un statut adapté à chaque situation professionnelle : Vacataire occasionnel, Portage salarial, Auto-entrepreneur, Salarié ou Formateur. La documentation proposée par la DGAC peut aider à comprendre la démarche de certification et de surveillance.

Qu’est-ce qu’un centre de formation ?

Un centre de formation est un peu plus complexe. Il s’agit, au même titre qu’un organisme de formation, d’une organisation agréée par l’État (la Direccte) et compétente pour dispenser des formations professionnelles.

Sauf que le centre offre des formations certifiantes, c’est-à-dire qui permettent l’obtention d’un diplôme reconnu par l’État. Dans le cadre de la formation professionnelle continue, un centre de formation est parfaitement adapté. Comme la formation continue vise à développer les compétences de vos salariés, le centre lui permet de livrer un diplôme à l’issue cette formation.

Une obligation de formation continue

La formation continue est une composante essentielle du développement professionnel en France. Les entreprises sont encouragées, voire obligées, d’offrir des opportunités à leurs employés en la matière. Cela permet de maintenir et d’améliorer des compétences tout au long de leur carrière. Elles peuvent prendre différentes formes, telles que des sessions internes dispensées par des experts internes ou externes, des séminaires spécialisés, des conférences ou encore des cours en ligne. Cette approche proactive vise à maintenir leur employabilité face aux mutations constantes du marché du travail.

L’entretien professionnel : une base

Tous les deux ans, les employeurs doivent organiser un entretien professionnel à leurs salariés. Cette rencontre les incite à faire le point sur leur parcours professionnel, leurs aspirations et leurs besoins en matière de formation.

Le plan de développement des compétences représente une autre obligation incontournable pour les entreprises. Il consiste à recenser les actions de formation envisagées pour les salariés. Ce plan doit tenir compte des besoins identifiés lors des entretiens professionnels, des avancées technologiques, des changements organisationnels et des exigences spécifiques du secteur d’activité concerné. Parfois vu comme une obligation, il s’agit en réalité d’une opportunité pour l’employeur de mieux connaître les aspirations de ses collaborateurs et de prendre la température sur leur bien-être.

Des contributions pour la formation par les entreprises

La contribution financière à la formation constitue également une obligation pour les entreprises. Cela se traduit par le versement d’une taxe d’apprentissage, la participation au financement d’organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA) ou à un organisme paritaire agréé au titre du congé individuel de formation (CIF). Cette contribution soutient financièrement la mise en place des formations professionnelles continues. Les salariés bénéficient quant à eux du droit individuel à la formation (DIF). Ce droit leur permet d’accumuler des heures de formation tout au long de leur carrière. Les entreprises doivent informer leurs salariés sur le nombre d’heures de DIF dont ils disposent et de faciliter leur utilisation pour des actions de formation de leur choix.

Des certifications professionnelles parfois nécessaires

Les entreprises se doivent de favoriser l’obtention de certifications professionnelles par leurs salariés. Ces certifications attestent officiellement des compétences acquises par le salarié dans un domaine spécifique. Les entreprises peuvent accompagner leurs employés dans la préparation et l’obtention de ces certifications, renforçant ainsi leurs compétences et leur employabilité. Il est important de souligner que les obligations en matière de formation professionnelle continue peuvent varier selon la taille de l’entreprise, le secteur d’activité et d’autres critères spécifiques. Les entreprises doivent se référer aux dispositions légales en vigueur. Lorsque les entreprises ne respectent pas ces obligations, elles s’exposent à des conséquences et sanctions potentielles.

Les formations à distance : choisir le bon organisme

Pour choisir efficacement un organisme de formation à distance, plusieurs critères doivent être pris en compte.

Le statut de l’organisme est primordial. Il peut être public ou privé, et sa reconnaissance par l’État garantit le respect des exigences du ministère du Travail.

La qualité des programmes est également déterminante. 

Le format de la formation varie aussi d’un organisme à l’autre. Certains proposent des cours papier par correspondance, d’autres préfèrent les cours en ligne sur une plateforme, et certains offrent des contenus vidéos ou audios.

Il est recommandé de consulter les avis des anciens apprenants pour évaluer la réputation d’un organisme. Vous pouvez les trouver sur le site de l’organisme ou en faisant des recherches sur le web. Comme par exemple sur www.formapi.fr

Enfin, il peut être utile de vérifier la présence du centre de formation dans la liste des organismes reconnus par l’État. Pour cela, vous pouvez vous rendre sur le site France Compétences et taper le nom de l’organisme dans le moteur de recherche.

Comment devenir organisme de formation cpf ?

1. Déclarer son activité de formation

La première étape pour enregistrer votre entreprise au CPF consiste à la créér ! Toutes les démarches qui vont suivre est directement dépendante de cette première : vous devez disposer d’un SIRET.

Une fois que vous avez votre société, vous pouvez vous lancer dans l’obtention de votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) de formation pour être référencé comme organisme de formation. Vous pouvez le faire en ligne via le site Mon Activité de Formation ou par courrier postal en écrivant à la DREETS de votre région.

2. Obtenir la certification Qualiopi

La deuxième étape de la mise en place de votre projet CPF consiste à obtenir la certification Qualiopi. Cette certification est un prérequis indispensable pour recevoir tous fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle parmi lesquels le CPF.

Elle est délivrée aux organismes concourant au développement des compétences, tels que les organismes de formation, les centres de bilan de compétences, les centres de validation des acquis de l’expérience et les centres de formation par apprentissage.

La certification Qualiopi repose sur un référentiel national qualité de 32 indicateurs qui exigent des processus qualité internes conformes aux exigences de la certification. Pour se préparer à l’obtention de la certification Qualiopi, il est nécessaire de mettre en place des moyens adaptés aux objectifs poursuivis par la formation, assurer une veille règlementaire et législative, et publier des informations relatives aux formations…

Une fois que vous êtes prêt à passer la certification, il vous faudra faire appel à un organisme certificateur qui enverra alors un auditeur qualité au sein de votre structure. Ce dernier vérifiera si les exigences du référentiel national qualité sont respectées au sein de votre organisme.

Si vos processus sont conformes, vous recevrez votre certification Qualiopi. Si l’auditeur constate des écarts, il déclare alors l’existence de non-conformités, que vous devez traiter dans les plus brefs délais, sous peine de ne pas recevoir votre certification.

3. Proposer des formations certifiantes

Afin qu’elle soit éligible au Compte Personnel de Formation (CPF), une formation doit être certifiante Concrètement, une formation est certifiante si elle prépare à une certification inscrite au RCNP ou au RS.

Les organismes certificateurs disposent de deux options pour rendre leurs formations certifiantes :

  • soit en s’adossant à des certifications existantes dans le cadre de partenariats avec des organismes certificateurs tiers ;
  • soit en créant et en faisant enregistrer leur propre certification ;
Solution 1 : se faire habiliter par un organisme certificateur

Pour rendre une formation certifiante en utilisant une certification professionnelle existante, il faut d’abord rechercher les certifications dans le domaine de la formation proposée et choisir celle qui correspond le mieux aux formations dispensées.

Une fois la certification choisie, vous devrez contacter le détenteur de la certification pour en connaître les modalités de passage et éventuellement payer une redevance annuelle ou financière. L’organisme de certification peut également demander des aménagements pédagogiques pour préparer à la certification.

Une fois ces négociations passées, l’organisme de formation peut accéder au CPF en étant reconnu comme organisme de formation préparant à la certification visée.

Solution 2 : enregistrer sa propre certification

La deuxième option pour rendre une formation certifiante consiste à créer sa propre certification professionnelle. Cela nécessite de déposer un dossier de demande auprès de France Compétences, qui évalue les dossiers et donne un avis sur l’inscription de la certification au RNCP ou au RS. Cette option est plus longue et coûteuse que la première, mais elle peut être nécessaire si aucune certification professionnelle ne correspond aux formations que vous dispensez.

4. L’accès à EDOF

Pour déposer des formations au CPF, il est obligatoire d’enregistrer votre organisme de formation sur EDOF. Depuis octobre 2022, une nouvelle procédure a été mise en place pour simplifier l’inscription des organismes de formation et assurer leur éligibilité.

La procédure d’enregistrement s’effectue en ligne et nécessite la soumission d’un formulaire de demande accompagné de documents justificatifs.

Avant de pouvoir déposer une demande, l’organisme doit remplir les conditions d’utilisation et justifier qu’il détient un numéro de déclaration d’activité, qu’il n’a pas été condamné pénalement, qu’il a la capacité technique et pédagogique de délivrer la formation, qu’il respecte les règlementations relatives au bilan pédagogique et financier, qu’il est certifié Qualiopi, qu’il a l’habilitation pour délivrer une certification professionnelle, qu’il respecte les règles d’éligibilité des actions de formation, et qu’il est en conformité avec les obligations légales fiscales et sociales.

Le formulaire de demande contient des champs obligatoires qui doivent être remplis avec les pièces justificatives suivantes: un extrait Kbis de moins de 3 mois, une copie de la CNI ou un titre de séjour pour les personnes étrangères, une déclaration de non-condamnation et filiation pour le représentant légal, une copie de l’agrément préfectoral (si applicable), et un justificatif de délégation de pouvoir (si la personne qui effectue la demande n’est pas le représentant légal).

Après avoir soumis la demande, l’organisme de formation reçoit un accusé d’enregistrement automatique. Dans un délai de 11 jours ouvrés, il reçoit une notification de recevabilité de sa demande. Si la demande est jugée recevable, l’organisme doit participer à une session de formation et fournir des pièces supplémentaires en fonction de son champ d’activité.

La Caisse des dépôts adresse alors une demande de pièces complémentaires et des dates de webinaires d’information obligatoires. À la fin de l’instruction, la Caisse des dépôts envoie une notification de décision. En cas d’accord, l’organisme de formation pourra accéder à la plateforme et devra continuer à respecter les conditions établies. En cas de rejet, l’organisme peut renouveler sa demande.

Comment m’assurer que l’organisme de formation est de qualité ?

Les organismes de formations référencés sur Mon Compte Formation se sont engagés à proposer des formations de qualité, et à s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.

Lorsque qu’ils proposent une action de formation, les organismes de formation référencés attestent remplir les conditions suivantes :

  • Détenir un numéro de déclaration d’activité attribué par les pouvoirs publics
  • Être à jour de leur obligation légales (transmission à l’autorité administrative du bilan pédagogique et financier, respect des obligations comptables).
  • Les organismes de formation devront disposer d’une certification qualité à compter du 1er janvier 2021

 

Des sanctions sont prévues (comme indiqué dans les CGU) si un organisme de formation ne respecte pas le process d’inscription et d’exécution des formations.

Le CPF et les organismes de formation : comment ça marche ?

Comment mon CPF est-il alimenté ? Dès lors que vous travaillez au moins à mi-temps, votre CPF est alimenté de 500 € par an. Avec une limite totale de 5000 €. Si vous êtes à moins qu’un mi-temps, ce montant est proportionnel à votre temps de travail.

Comment comparer les organismes de formations ?

Avant tout inscription, les organismes de formations doivent rendre accessible aux stagiaires à tout moment un certain nombre d’informations dont :

  • L’intitulé de la formation
  • Les objectifs de la formation
  • Le contenu de la formation
  • La durée de la formation
  • Les horaires et lieu des sessions
  • Le ou les noms des formateurs concernés
  • Leurs titres ou qualités
  • Le public concerné et les prérequis exigés
  • Les modalités de suivi (en présentiel, à distance, mixte)
  • Les conditions d’accessibilité pour les personnes en conditions de handicap
  • Les modalités d’évaluation
  • Les certifications éventuelles visées ainsi que les documents délivrés en cas de réussite 
  • Les coordonnées de la personne chargée de la relation avec les stagiaires
  • Le prix de l’action de formation et toutes taxes comprises, ainsi que les éventuels frais annexes (frais de restauration et d’hébergement).

 

Toutes ces informations vont vous permettre de comparer les organismes entre eux afin de vous aider à trouver celui qui correspond le plus à vos attentes.

Choisir son organisme de formation  : critères et conseils

Un centre de formation connu et reconnu pour sa qualité

La réputation du centre de formation est un critère à considérer dans votre choix.  Consulter les avis des participants laissés sur la toile est l’un des meilleurs moyens de mesurer la satisfaction des stagiaires de cet organisme.  En tant que responsable de formation, vous pouvez également prendre contact avec d’autres entreprises qui ont utilisé les services de ce centre pour la formation du personnel. Vous pouvez pareillement obtenir conseil auprès de l’OPCA de votre branche.  Une autre possibilité est de vous rendre sur place afin de visiter les locaux et de vous faire votre propre idée sur le centre et ses infrastructures.

L’ancienneté et l’historique de l’organisme peuvent aussi vous renseigner sur sa qualité, ce critère n’est néanmoins pas essentiel, certains organismes bien implantés sur le marché peuvent parfois se reposer sur des méthodes d’enseignement classiques et être réticents aux changements, notamment liés à la montée du digital.

L’appartenance à un réseau constitue souvent un gage de qualité puisqu’il permet des synergies au sein du corps enseignant et un échange de compétences constant qui bénéficie largement aux stagiaires.   

Des organismes certifiés et labélisés

Les labels et les certifications peuvent vous permettre de vous assurer du sérieux d’un organisme de formation et du respect de normes nationales ou internationales.

Des formateurs compétents

Les compétences et les qualités pédagogiques des formateurs jouent un rôle clé dans la réussite de la formation et dans la motivation des stagiaires. Il est important que le profil du formateur soit adapté aux besoins en formation. Si vous avez opté pour une formation basée sur des cas pratiques, assurez-vous que le formateur ait une expérience suffisante dans les thématiques abordées par la formation, ceci est facilement vérifiable sur internet en consultant son profil sur les réseaux professionnels (type Linkedin), ses publications, son blog, les forums ou les avis des anciens stagiaires sur la toile.

Des objectifs pédagogiques clairs

Lors du choix d’une formation continue, il faut s’assurer que les objectifs pédagogiques soient clairement présentés et que ces derniers soient en accord avec vos besoins en formation. Les objectifs de la formation doivent simplement être identifiables. Selon les objectifs de l’entreprise ou les objectifs professionnels du salarié, renseignez-vous sur les objectifs de la formation et ses débouchés. Visez-vous l’obtention d’un diplôme ou d’une certification ? Souhaitez-vous trouver des formations qualifiantes pour le personnel de votre entreprise ? Assurez-vous d’avoir réponse à ces questions lorsque vous choisissez une formation.  

Un suivi post formation

Le suivi d’une formation peut prendre la forme d’un livret pédagogique qui récapitule les points clés de la formation, l’organisme peut également donner un accès à une plateforme permettant de prolonger l’enseignement ou de tester les savoirs acquis. D’autres centres mettent une place un réel suivi sur le lieu de travail, c’est souvent le cas dans le cadre des formations réalisées par un coach qui se déplace parfois sur le lieu de travail du stagiaire pour juger de l’utilisation et de la mise en pratique des compétences acquises durant la formation. C’est l’occasion pour le stagiaire d’obtenir un jugement en conditions réelles et des conseils sur les points d’amélioration. 

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