Titre Professionnel

L’emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’un service ou d’une entreprise, ses missions se situant au cœur de l’activité quotidienne. Il intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe, assure la coordination et l’organisation des informations, effectue le suivi administratif des fonctions commerciales ou traite les dossiers administratifs courants des ressources humaines. Il peut contribuer à la gestion de certains dossiers spécifiques.

Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l’entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l’image et assure le relais de l’information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.

Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physiques et numériques.

Il assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les flux d’appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements

L’emploi de secrétaire assistant s’exerce dans tous types d’entreprises, privées, établissements publics, associations et dans tous secteurs d’activités.

Dans les grandes entreprises, l’activité est centrée sur les spécificités du service dans lequel elle est exercée. Dans une PME ou une TPE, une plus grande polyvalence est nécessaire.

Les types d’emplois accessibles sont les suivants :

– Secrétaire

– Secrétaire administratif

– Secrétaire polyvalent

– Assistant administratif

– Assistant d’équipe

– Assistant d’entreprise

Pas de prérequis

• Nombre d’heure total de formation : 1400H
• Nombre d’heure en centre de formation : 440H
• Dont nombre d’heure de formation Multimodale (FOAD, prescrits) : 70H

• La formation se répartit autour de 2 grands blocs de compétences

UE1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités

• Produire des documents professionnels courants
• Communiquer des informations par écrit
• Assurer la traçabilité et la conservation des informations
• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
• Planifier er organiser les activités de l’équipe

UE2 : Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines.

• Assurer l’administration des achats et des ventes
• Répondre aux demandes d’informations des clients et traiter les réclamations courantes
• Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale
• Assurer le suivi administratif courant du personnel